Normalmente, si el título de su trabajo es "Meeting Planner", "Coordinadora de Eventos", "Director del Programa" tiene previsto reuniones, ya sea interna o externa, sobre una base regular. Algunos planificadores de reuniones que trabajan para las grandes empresas y asociaciones profesionales certificados de la reunión y cuentan con equipos de personas con quienes trabajan para la planificación de sus reuniones con cada miembro del equipo responsable de un aspecto diferente de la planificación. Sin embargo, si usted está planeando una reunión por primera vez y no está seguro de cómo empezar, hay algunas áreas clave que debe centrarse. Puesta en marcha una hoja de cálculo y la recogida de información de inicio y contestar las siguientes preguntas:
1. El nombre de la empresa, asociación o departamento que la reunión está prevista para.
2. ¿Qué tipo de evento es? por ejemplo, reunión nacional de ventas, seminario cliente.
3. ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
4. ¿Va a tener un tema para la reunión?
5. ¿Cuál será el evento consistirá en la apertura es decir, / cierre orador principal, el entretenimiento almuerzo, sesiones temáticas, talleres, fiestas de cócteles. Cada segmento debe ser organizado de manera independiente y luego incorporados en el evento en general.
6. El número de días que el evento tendrá lugar de nuevo. Vamos con una línea de tiempo.
7. Fecha del evento. Vamos con una fecha preferida y tiene opciones segunda y tercera.
8. Fecha de comienzo en la mañana o la tarde y la fecha y hora que la reunión habrá terminado.
9. Tamaño del evento. Como muchos de los asistentes se puede esperar?
10. Consulte el calendario para asegurarse de que la fecha está libre de conflicto con las fiestas religiosas, otros eventos de la industria, etc
11. Determinar el presupuesto que se está trabajando.
12. Elaborar un plan de publicidad, promoción y publicidad.
13. Ubicación - donde se celebrará la reunión? ¿Va a tener la reunión en un centro de convenciones, hotel, resort, propiedad histórica?
14. Si la reunión va a estar fuera de sitio será local, en otro pueblo o ciudad o en otro Estado?
15. Las visitas al sitio puede ser el fin de ayudar a determinar la mejor ubicación para su reunión. Una vez que haya elegido el lugar de la reunión, determinar el número de habitaciones y cuántas habitaciones reunión se requiere.
16. Empiece a planear las comidas y alimentos y bebidas que estarán disponibles en el sitio.
17. Equipo de audio visual y de sonido. ¿Qué se requiere? ¿Va a utilizar los servicios prestados por el centro donde le van a hacer la reunión o el trabajo con proveedores externos?
18. Entretenimiento - será de entretenimiento, compras y formar parte de su reunión o se proporcionan fuera de sitio?
19. Transporte - personas / carga.
reunión se celebre? ¿Va a tener la reunión en un centro de convenciones, hotel, resort, propiedad histórica?14. Si la reunión va a estar fuera de sitio será local, en otro pueblo o ciudad o en otro Estado?
15. Las visitas al sitio puede ser el fin de ayudar a determinar la mejor ubicación para su reunión. Una vez que haya elegido el lugar de la reunión, determinar el número de habitaciones y cuántas habitaciones reunión se requiere.
16. Empiece a planear las comidas y alimentos y bebidas que estarán disponibles en el sitio.
17. Equipo de audio visual y de sonido. ¿Qué se requiere? ¿Va a utilizar los servicios prestados por el centro donde le van a hacer la reunión o el trabajo con proveedores externos?
18. Entretenimiento - será de entretenimiento, compras y formar parte de su reunión o se proporcionan fuera de sitio?
19. Transporte - personas / carga.
20. Seguros
21. Estimación de los gastos generales.
Si hay un sitio web con una página de configuración en la que están anunciando su reunión o evento, es realmente útil para mantener la actualización de la información allí para mantener a los posibles asistentes o los miembros al corriente de los acontecimientos a medida que ultimar los detalles respectiva fecha, es decir, la ubicación, instalación , sobre la zona circundante, la agenda de la reunión. Con cuidado, pensando que todo a través y atención al detalle todo el proceso de planificación ayudará a garantizar un evento exitoso y memorable.
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